Adesão ao PGD na Ufes
A adesão ao Programa de Gestão e Desempenho (PGD) na Ufes ocorre em etapas sucessivas, envolvendo tanto a Unidade Estratégica, quanto às Unidades executoras e as pessoas participantes. O processo de adesão está estruturado da seguinte forma:
1º passo: Adesão da Unidade Estratégica e criação do plano estratégico no Polare;
2º Passo: Adesão da pessoa participante na unidade de executora (setor formal) e criação do plano gerencial;
3º passo: Pactuação do TCR e criação plano individual e de entregas.
4º passo: Emissão de portaria da pessoa participante, solicitação via processo individual;
Abaixo, constam as instruções que deverão ser seguidas:
* ADESÃO DA UNIDADE INSTITUIDORA (ESTRATÉGICA)
1. Autuação de novo Processo Digital seguindo o disposto a seguir:
TIPO DE DOCUMENTO: “Processo Digital”;
UNIDADE DE PROCEDÊNCIA: UNIDADE INSTITUIDORA;
TIPO DE INTERESSADO: “Unidade”;
INTERESSADO:UNIDADE INSTITUIDORA;
ASSUNTO: 000.000 - Administração Geral >> 001.000 -Modernização e reforma administrativa;
RESUMO DO ASSUNTO: “Adequação/adesão ao Programa de Gestão e Desempenho (PGD) do/a [nome da Unidade Instituidora]”
2. Adicionar os documentos abaixo preenchidos (assinados) na condição de “Documento Original Nato Digital”:
a) Requerimento da Unidade Instituidora (Estratégica) deverá ser obtido por meio do preenchimento do Formulário.
b) Minuta da Portaria de instituição do PGD.
3. Encaminhamento do processo ao Gabinete da Reitoria, que fará o direcionamento do processo para a caixa postal da CCPGD.
4. Distribuição do Processo Digital ao relator responsável, iniciando-se a contagem do prazo de 15 dias para emissão de parecer (considerando que o processo esteja corretamente instruído).
5. Após emissão de parecer pela CCPGD, o Processo será encaminhado para apreciação do Reitor.
6. Após aprovação do Reitor, o processo será encaminhado para a Unidade Instituidora para emissão da Portaria de Instituição do PGD na Unidade. A portaria deverá ser publicada na página da unidade e o link deve ser enviado ao e-mail da CCPGD (ccpgd [at] ufes.br(link sends e-mail)).
* ADESÃO DA UNIDADE EXECUTORA E DAS PESSOAS PARTICIPANTES
1. A chefia imediata e a pessoa participante devem pactuar o Termo de Compromisso e Responsabilidade (TCR) e elaborar os planos no sistema Polare. A partir da data da pactuação e criação dos planos no Polare já podem iniciar as atividades em PGD.
*Com o objetivo de facilitar a elaboração dos planos, disponibilizamos modelos de referência. Recomendamos que a equipe, em conjunto com a chefia, utilize esses modelos como guia e, em caso de dúvidas, recorra ao apoio das comissões locais
2. Providenciar a emissão de portaria individual para cada pessoa participante, a fim de viabilizar a liberação dos demais acessos e registros funcionais.
I. Após a emissão da portaria de instituição pela unidade estratégica, cada unidade de execução (setor formal) deverá autuar processo individual constando como interessado a pessoa participante que está aderindo ao PGD. Os seguintes documentos são necessários:
- O Termo de Compromisso de Resultados (TCR), devidamente assinado pela pessoa participante do PGD e pela chefia imediata, contendo a data de adesão e, quando aplicável, a indicação do prazo final de vigência.
Atenção:
Recomenda-se que não se inicie no PGD com horas a compensar ou a usufruir. Caso a chefia imediata autorize início com a existência de débito ou crédito de horas, deverá constar no TCR as datas que o participante irá compensar ou usufruir o equivalente em horas no prazo de até seis meses contados do seu ingresso no PGD. É de responsabilidade do participante e da chefia o cumprimento da jornada de trabalho/carga horária. A autorização e o TCR com plano de compensação ou usufruto devem constar no processo digital de emissão da portaria individual do PGD.
Após a compensação ou usufruto de horas deverá ser informado à Coordenação de Análise, Registros e Pagamentos - CARP/DGP/PROGEP, através de documento avulso, a compensação ou usufruto para baixa nas horas no SREF. Caso não haja a compensação no prazo estabelecido ocasionará a conversão em faltas ou horas falta e o respectivo desconto em pecúnia na folha de pagamento ou o vencimento do prazo de usufruto das horas.
II. Em seguida, o processo deve ser encaminhado à Divisão de Gestão e Acompanhamento do PGD - DGAPGD/PROGEP para emissão da portaria individual e os devidos registros nos assentamentos funcionais. As pessoas participantes que já possuem portaria individual de adesão ao PGD não precisam de uma nova. Nesses casos, especialmente na transição do PGD 1.0 para o 2.0, é suficiente informar no processo individual o número da portaria existente, anexar o novo Termo de Compromisso e Responsabilidade (TCR) e manter o documento arquivado na unidade.
Outras informações importantes:
- Mudanças de exercício e/ou lotação - deverá ser solicitada emissão de nova portaria individual da pessoa participante do PGD, conforme instruções de “ADESÃO DA UNIDADE EXECUTORA E DOS PARTICIPANTES”;
- Desligamento da pessoa participante do PGD - Consultar orientações em Desligamento do PGD | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes;
- Ajustes de exercício e/ou remoções ou movimentações internas - recomenda-se que sejam realizados, preferencialmente no início do mês, a fim de facilitar os registros e homologações tanto no sistema Polare quanto no Sistema de Registro Eletrônico de Frequência (SREF). Além disso, é importante que sejam informadas a data final e as entregas do setor de origem no plano individual e, ainda, que todas as atividades e entregas previstas/em execução estejam finalizadas antes da criação dos novos planos no setor de destino. Consultar os procedimentos em Movimentações de servidores na Ufes x PGD | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes;
- Em se tratando de estagiários, os processos relativos à emissão de portaria individual de PGD deverão, previamente ao encaminhamento à Divisão de Gestão e Acompanhamento do PGD - DGAPGD/PROGEP, conter as devidas autorizações da chefia imediata do estagiário, do supervisor de estágio e da PROGRAD, em conformidade com o disposto no Termo de Compromisso de Estágio celebrado no ato da contratação.
Em caso de dúvidas, adesão e/ou desligamento de Unidade Estratégica, a CCPGD está disponível no e-mail ccpgd [at] ufes.br e mais informações poderão ser encontradas no site https://pgd.ufes.br/. Em relação aos demais processos, entrar em contato com a Progep no e-mail: dgapgd.progep [at] ufes.br; Ramal: 2970.
