Movimentações de servidores na Ufes x PGD

Sempre que houver movimentação de servidores, interna e/ou externa -  tais como ajuste de exercício, remoção, cessões, designação ou dispensa chefia, alterações na estrutura organizacional (criação, extinção ou alteração de denominação de setores), desligamentos da Ufes (vacância, exoneração, redistribuição ou encerramento de contrato), ou qualquer situação que implique mudança de exercício - entendida como qualquer alteração do setor de execução das atividades -, as pessoas participantes do Programa de Gestão de Desempenho (PGD) deverão, no sistema Polare, finalizar todas as entregas pendentes e registrar a data de término do plano individual antes da efetivação da mudança de exercício ou desligamento.

Recomenda-se, sempre que possível, que as alterações de exercícios e as mudanças estruturais sejam realizadas preferencialmente no início do mês, de modo a facilitar os registros e as homologações, tanto no sistema Polare quanto no Sistema de Registro Eletrônico de Frequência (SREF).

Além da finalização das entregas e do encerramento dos planos individuais, devem ser observados os seguintes procedimentos específicos conforme cada situação:

I - Remoção e/ou ajuste de exercício:  Solicitar a emissão de nova portaria individual de adesão da pessoa participante ao PGD, conforme orientações constantes em “Procedimentos para adesão ao PGD na Ufes | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes”, no prazo de até 30 dias;

II - Designação ou dispensa de cargos de chefias - Solicitar a emissão de nova portaria individual de adesão da pessoa participante ao PGD, conforme orientações constantes em “Procedimentos para adesão ao PGD na Ufes | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes”, no prazo de até 30 dias;

III - Cessões/requisições/alteração de exercício para composição da força de trabalho: No retorno à Ufes, verificar junto à DGAPGD/Progep se há ocorrência ativa do PGD no sistema Polare.

• Caso ativa, pactuar o Termo de Compromisso de Resultados (TCR) atualizado com a chefia e arquivá-lo no processo individual de autorização do PGD;
• Caso inativa, solicitar a emissão de nova portaria individual de adesão da pessoa participante ao PGD, conforme orientações constantes em “Procedimentos para adesão ao PGD na Ufes | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes".

IV - Mudança de estrutura: 

• Sem alteração de chefia ou atividades: a chefia poderá informar, no próprio processo de mudança estrutural, que não haverá impacto no PGD, matando-se o prazo vigente. Após a atualização do novo setor no sistema Polare, deverão ser criados os novos planos;
• Com alteração de chefia e/ou atividades: deverá ser pactuado novo TCR e solicitada a emissão de de nova portaria individual de adesão da pessoa participante ao PGD, conforme orientações constantes em “Procedimentos para adesão ao PGD na Ufes | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes", no prazo de 30 dias. Após a disponibilização do novo setor no sistema Polare, deverão ser criados os novos planos.

V - Desligamentos da Ufes (vacância, exoneração, redistribuição ou encerramento de contrato): Não é necessária a solicitação de revogação da portaria individual do PGD. Nessas situações, a portaria será finalizada a partir do registro da exclusão do vínculo funcional, sendo suficiente que a  pessoa participante finalize as entregas pendentes e registre a data de encerramento no Plano Individual, no sistema Polare.

VI - Licença para tratar de interesses particulares: No retorno à Ufes, deverá ser verificada junto à DGAPGD/Progep se há ocorrência do PGD ativa no sistema Polare. 

• Caso ativa, pactuar TCR atualizado com a chefia e arquivá-lo no processo individual de autorização do PGD;
• Caso inativa, emissão de de nova portaria individual de adesão da pessoa participante ao PGD, conforme orientações constantes em “Procedimentos para adesão ao PGD na Ufes | Programa de Gestão e Desempenho da Ufes".

Outras informações importantes:

Sempre que houver ajustes nos acordos entre  chefias e servidores  que não estejam formalizados no TCR, o mesmo deverá ser atualizado, assinado pelas partes e incluído no processo de adesão individual do PGD.

De modo geral, as situações descritas são precedidas por ato formal de autorização, usualmente materializado por meio de portaria. Após a publicação do ato (nova portaria), as pessoas participantes do PGD deverão realizar as finalizações dos planos e das entregas correspondentes no Polare. Quando aplicável, deve-se aguardar a disponibilização do novo setor para então, realizar a criação dos planos atualizados.

Destaca-se que, caso as entregas não sejam devidamente finalizadas no setor de origem, estas serão computadas no quadro de metas do Polare, comprometendo a fidedignidade das informações.

Da mesma forma, a ausência do registro correto da data de término dos planos individuais no sistema Polare, as pessoas desligadas ou movimentadas continuarão aparecendo para avaliação para chefia da unidade, sendo necessário, nesses casos, abrir chamado no https://atendimento.ufes.br/  (Tópico de ajuda PROGEP/DGAPGD) para ajuste da data fim, via banco de dados do sistema.

Dúvidas:

Divisão de Gestão e Acompanhamento do PGD - DGAPGD/PROGEP  - dgapgd.progep [at] ufes.br ou via https://atendimento.ufes.br/  (Tópico de ajuda PROGEP/DGAPGD)